Hoe ik (thuis) productief werk

Mijn werkplek met groot scherm, mijn Surface Pro 6 als client, toetsenbord, muis en telefoon van de zaak
Mijn werkplek met groot scherm, mijn Surface Pro 6 als client, toetsenbord, muis en telefoon van de zaak

Veel mensen werken sinds maart 2020 grotendeels thuis. Sommigen doen dat aan de keukentafel, anderen hebben wat meer ruimte. Ik werk al jaren gedeeltelijk thuis en heb daarom ook mijn 'thuiskantoor' op zolder. Dit maakte de overgang naar thuiswerken voor mij erg makkelijk. Met thuiswerken komt ook discipline om de hoek kijken. In dit artikel leg ik uit hoe ik productief ben en thuis veel werk verzet.

Dagindeling

Volgens het Time Blocking principe heb ik mijn dagen ingedeeld in een soort schema. Dit schema bevat feitelijk alles wat ik op een dag doe, hoe laat en hoe lang.

image

Wat werk betreft is de dag opgedeeld in "Concentratieblokken". Zo'n blok, doorgaans ongeveer 2 uur gebruik ik om geconcentreerd aan iets te werken. Als ik klaar ben met de ene taak, neem ik een korte pauze van maximaal 5 minuten en ga ik verder met de volgende taak. Tijdens zo'n pauze sta ik dan even op, loop ik even naar beneden en haal ik wat drinken bijvoorbeeld. Het is belangrijk om niet de hele dag stil te zitten op een stoel, maar ook even weg van het scherm te zijn. Gedurende deze concentratieblokken staat mijn e-mail uit en zet ik vaak op Teams een status dat ik bezig ben. Hierdoor kan ik over het algemeen goed geconcentreerd doorwerken zonder afleidingen. Aan het einde (of soms begin) van een concentratieblok kijk ik mijn e-mail even door en controleer ik of mensen iets hebben gevraagd op Teams. De echt belangrijke meldingen zoals problemen met onze systemen komen wel tussendoor. Soms kan iets gewoon echt niet wachten en moet het meteen worden opgelost.

Door deze strakke planning, weet ik op elk moment van de dag wat ik van mezelf verwacht en krijg ik heel veel werk daadwerkelijk gedaan. Toen ik hiermee begon, verbaasde het me hoeveel tijd het kost om steeds te wisselen van wat ik aan het doen was en de dag reactief te benaderen. Deze proactieve houding heeft niet alleen gezorgd dat ik veel meer werk op een dag gedaan krijg, maar ook dat ik me veel beter voel aan het einde van de dag en nog energie over heb om andere dingen te doen met het gezin bijvoorbeeld.

💡

Een dergelijk dagschema is niet in beton gegoten. Soms verschuif ik blokken als dat zo uit komt. Door toch met een schema te werken, ben ik wel gedwongen serieus na te denken over de gevolgen als ik dingen aanpas. Hierdoor blijven de afleidingen en werken aan de verkeerde dingen tot een minimum beperkt.

Taken systeem

Ik heb een taken systeem in Notion, geïnspireerd en gebaseerd op het PPV systeem van August Bradley. Hierin hou ik projecten bij waar ik aan werk en taken die in deze projecten zitten. Elk project bestaat uit één of meer taken, elke taak heeft zijn eigen velden zoals de status, welke klant het betreft, aan wie er gerapporteerd moet worden en natuurlijk een omschrijving van wat er gedaan moet worden. Ik hou mijn voortgang bij middels een percentage wat ook een voortgangsbalk laat zien in de lijst. Ik schrijf in de "comments" wat er gebeurt in de taak, zodat ik ook later terug kan zien hoe alles is gegaan en wat ik bijvoorbeeld heb afgesproken met anderen. Het mooie van Notion is dat elke database kaart (elke taak) ook meteen een document is, dus onder de velden kan ik makkelijk emails, bijlagen zoals PDFjes en andere zaken plaatsen. Zo blijft alles bij elkaar en hoef ik niet alles te onthouden.

image

Uren registratie

Via Clockify (gratis) en een extensie in mijn browser hou ik de tijd bij die ik aan elke taak werk. Naast elke taak in Notion zit een knopje "Start Timer". Als ik daar op klik, begint Clockify met het bijhouden hoe lang ik aan die taak werk. De omschrijving van de taak wordt automatisch overgenomen. Het enige dat ik nog moet doen is op "Stop Timer" drukken als ik wat anders ga doen of klaar ben. Dit creëert automatisch een gedetailleerde log wat ik heb gedaan en wanneer precies.

Ik zet niet alleen het werk in dit overzicht, maar ook als ik halverwege de dag ga lunchen en wandelen. Zo is de 'werk-dag' altijd van 's ochtends vroeg tot einde van de dag ingevuld.

Aan het einde van de dag doe ik een export en koppel ik deze in mijn Daily Tracking database in Notion. Zo kan ik ook na lange tijd nog terugzoeken wat ik wanneer precies heb gedaan en hoe veel tijd dat me gekost heeft.

💡

Door het semi-automatisch, nauwkeurig bijhouden van mijn werkdag, weet ik constant of ik mijn normale productieve uren heb gehaald of niet. Dit is extreem belangrijk nu ik thuiswerk en de dag expres opdeel in werk en privé tijd. Zo ontstaat er geen drang om altijd maar meer te werken, maar zorg ik er ook voor dat ik daadwerkelijk mijn uren maak die zijn afgesproken met de baas.

image

Opladen door te wandelen in de natuur

Iedere dag maak ik een wandeling, meestal in de natuur. Ik wandel ook wel eens gewoon in de wijk waar ik woon, maar ik heb gemerkt dat ik meer tot rust kom als ik bos om me heen heb. Ik ga daarom vaak met de auto naar een natuurgebied in de buurt en ga dan heerlijk wandelen. Ik doe dat halverwege de werkdag omdat ik dan toch in een soort dipje zit wat energie betreft. Vaak kom ik ook tot nieuwe inzichten of los ik ineens een probleem op terwijl ik aan het wandelen ben waar ik eerder moeite mee had.

Het geeft niet alleen een goed rust moment en veel nieuwe energie, maar het is ook lichamelijk goed om te bewegen iedere dag.

Even wandelen halverwege de dag, even de frisse lucht zijn werk laten doen en mijn hoofd even rust geven
Even wandelen halverwege de dag, even de frisse lucht zijn werk laten doen en mijn hoofd even rust geven

Communicatie

Ik heb een telefoon van kantoor waar mijn collega's me op kunnen bereiken met interne nummers. Ook kan ik de support lijnen opnemen of natuurlijk zelf een klant bellen met het nummer van de zaak. De telefoon gebruik ik relatief weinig. Het meeste gaat via Teams, vooral korte berichtjes met mijn directe collega's en status- en foutmeldingen van het systeem die automatisch een melding geven. Ook doen we dagelijks een kort overleg via videobellen, zo zien en spreken we elkaar iedere dag eventjes. Doordat iedereen thuis werkt, is het communiceren veel makkelijker geworden. We delen dan ook vaak even ons scherm als we vragen hebben bijvoorbeeld.

Buiten werktijd

Buiten werktijd heb ik Teams op mijn telefoon staan die me meldingen geeft als er iets aan de hand is op kantoor dat echt mijn aandacht nodig heeft. Dat systeem is zo ingesteld dat dingen die worden ontdekt, maar niet direct hoeven te worden opgelost automatisch pas de volgende werkdag gemeld worden. Het komt zelden voor dat ik 's avonds moet werken. Wel kijk ik dagelijks — vooral in het weekend — even snel of alle systemen doen wat ze moeten doen. Ik kies zelf wanneer ik dat doe en daardoor is het geen belasting tijdens mijn vrije tijd.

Regelmaat

Regelmaat is misschien wel het belangrijkste voor een mens. Ik sta om 07:00 op en ga rond 23:00 naar bed. Ook in het weekend sta ik doorgaans bijtijds op. Ik zet meestal niet de wekker, maar het komt maar zelden voor dat ik na 09:00 wakker ben. Ik heb gemerkt dat door regelmaat te houden in de bedtijd het in slaap komen veel sneller gaat en mijn slaapkwaliteit hoger is. Dat merk ik dan ook meteen als ik wel een keer laat naar bed ga met enkele dagen moe zijn tot gevolg.